O que é BPM ? Conheça 6 etapas para implementar
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O que é BPM? Guia completo

Neste guia completo, saiba o que é BPM, conceito, vantagens e o passo a passo para implementar na sua empresa.
saiba o que é BPM

Não é de hoje que falamos que a eficiência operacional é um diferencial imprescindível para a sobrevivência e o sucesso de qualquer negócio atualmente. Diante disso, entender o que é BPM abrirá os seus olhos para mais uma abordagem capaz de melhorar os indicadores e processos da sua empresa, conquistando um sucesso muito mais saudável a longo prazo. 


Se esse tema te interessa e sente que o seu negócio ainda tem o que melhorar, você está no lugar certo. Neste artigo, vamos explorar o cliclo BPM (Business Process Management) e como implementá-la aí na sua empresa. Continue a leitura e entenda como essa prática pode transformar processos empresariais, levando a ganhos significativos de produtividade e agilidade. Vamos lá? Boa leitura!

O que é BPM?

Business Process Management (BPM), ou gestão de processos de negócio, é uma abordagem sistemática para gerenciar, otimizar e automatizar os processos fundamentais que sustentam as operações de uma empresa. Ou seja, o BPM nada mais é do que uma metodologia que visa analisar, melhorar e controlar os processos internos de uma organização, garantindo assim, a sua eficiência.

O BPM é frequentemente relacionado ao uso de software para automatizar a coleta, análise e apresentação de dados de desempenho. Mas para entendê-lo melhor, é preciso conhecer alguns conceitos básicos, como mapeamento, padronização e melhoria dos processos.

O ponto de partida do BPM é sempre a identificação e documentação detalhada dos processos críticos para as operações do negócio. Isso inclui mapear todas as atividades e fluxos de trabalho envolvidos.

Feito isso, vem a etapa de padronização, ou seja, tornar os processos repetíveis e escaláveis através de um modelo fixo de execução. Como resultado, são necessárias melhorias que podem incluir a simplificação de etapas, a eliminação de redundâncias e a reestruturação dos fluxos de trabalho para torná-los mais eficientes.

Como funciona BPM?

Bom, saber o que é BPM você já sabe, mas como ele opera na prática? Essa metodologia funciona através de uma plataforma que permite a padronização dos processos modelados, como, por exemplo, utilizando workflows digitais para criar e gerenciar fluxos de trabalho que podem ser aprimorados e ajustados conforme as necessidades do seu negócio.

Na prática, o gerenciamento de workflows digitais permite a definição de regras e etapas bem delineadas, proporcionando maior transparência em cada fase do processo. Dessa forma, a identificação de oportunidades para automação é facilitada, o que aumenta a eficiência e reduz erros e tempo gasto em tarefas manuais.

O software de BPM oferece ferramentas para detectar gargalos e utiliza métricas em tempo real baseadas nas informações coletadas no workflow. Isso ajuda o conceito de BPM a otimizar ao máximo a eficiência dos processos de forma escalável, adaptando os processos à medida que a empresa cresce e evolui para atender às novas demandas.

Benefícios do BPM

Se o BPM aumenta a eficiência operacional da sua empresa, já dá para imaginar que, com ele, os benefícios da sua empresa serão muitos, não é mesmo? Então, que tal conhecê-los? Veja a seguir: 

Eficiência operacional

A eficiência operacional por si só já é uma das grandes vantagens, O BPM automatiza tarefas e padroniza processos, reduzindo a necessidade de intervenções manuais assim como a incidência de erros. Além disso, aumenta a velocidade das operações e garante que todas as atividades sejam realizadas de maneira consistente, seguindo as melhores práticas estabelecidas. Isso resulta em uma execução mais rápida e precisa dos processos.

Melhoria contínua

A análise constante permite encontrar oportunidades de aprimoramento e inovação, garantindo que os processos estejam sempre otimizados e alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

Visibilidade e transparência


O BPM oferece monitoramento em tempo real, proporcionando uma visão clara e atualizada do status dos processos. Isso facilita a tomada de decisões informadas, além de manter uma documentação detalhada de cada etapa, promovendo a transparência assim como a rastreabilidade, o que é essencial para a governança corporativa.

Flexibilidade

A capacidade de adaptação do BPM faz com que os processos sejam ajustados rapidamente em resposta a mudanças nas necessidades do negócio ou no ambiente externo. Além disso, é escalável, permitindo que os processos cresçam e se adaptem conforme a empresa expande, garantindo que continuem eficientes em diferentes estágios de crescimento.

Redução de custos

Esse é um dos benefícios que as empresas mais gostam quando descobrem o que é BPM! Isso porque ele elimina redundâncias e otimiza recursos, removendo etapas desnecessárias nos processos. Em outras palavras, a automação e a padronização reduzem significativamente os erros e a necessidade de retrabalho, resultando em uma redução de custos operacionais e aumento da produtividade.

Melhora a experiência do cliente

A qualidade consistente dos produtos e serviços é garantida, pois os processos são padronizados e monitorados, garantindo que as expectativas dos clientes sejam sempre atendidas. E não restam dúvidas de que processos mais eficientes e automatizados resultam em tempos de resposta mais rápidos, melhorando a satisfação do cliente. Incrível, não é mesmo?

Colaboração e comunicação


Por fim, os processos bem definidos e transparentes melhoram a comunicação e satisfação de diferentes departamentos e equipes. A plataforma de BPM também promove a colaboração, permitindo que as equipes trabalhem de forma integrada, ou seja, compartilhando informações e recursos de maneira mais eficaz, resultando em uma maior produtividade. O sonho de todo gestor! 

Como escolher um bom software de BPM?

  • Automação no-code
  • Mapeamento centralizado da comunicação
  • Integrações com outros softwares 
  • Análise de dados
  • Hospedagem segura e escalável na nuvem

Ao escolher uma solução de BPM, considere as características listadas acima, bem como a segurança da plataforma, suporte e treinamento, facilidade de uso e possibilidades de personalização, caso você entenda que isso é importante para atender demandas internas. Pesquisa o feedback de quem já usa o software que você está mais inclinado a escolher, e analise também o custo-benefício, com base no budget que você tem disponível. 

6 etapas para implementar BPM na sua empresa

Implementar o Business Process Management envolve várias etapas essenciais para garantir uma transição suave e a máxima eficiência dos processos. Abaixo listamos as 6 etapas fundamentais para a implementação bem-sucedida do BPM. Acompanhe!

1. Análise

Primeiro, analise as necessidades da sua empresa e identifique os processos necessários para atingir os objetivos esperados. Independentemente de sua empresa já estar estabelecida ou estar em fase de criação, uma análise detalhada dos processos é essencial para estabelecer uma base sólida para um BPM eficaz. Algumas dicas para você fazer isso de forma simples: 

  • Realizar entrevistas e workshops com as partes interessadas para entender os requisitos e expectativas.
  • Mapear os processos atuais para identificar ineficiências e oportunidades de melhoria.
  • Definir os objetivos de cada processo e como eles se alinham aos objetivos estratégicos da empresa.

2. Design


Após analisar e entender o que precisa ser feito, o passo seguinte é projetar processos que atendam às necessidades específicas identificadas. É importante lembrar que o design inicial não precisa ser perfeito, pois as próximas etapas permitirão ajustes e melhorias. Aqui, as ações a serem tomadas são: 

  • Crie diagramas de fluxo de processos que detalham cada etapa e decisão.
  • Defina papéis e responsabilidades para cada atividade no processo.
  • Planeje recursos e ferramentas necessários para a execução eficiente dos processos.

3. Modelagem

A modelagem de processos de negócios permite construir uma representação detalhada de como os processos se encaixam e interagem entre si. Isso ajuda a identificar recursos importantes e interdependências entre diferentes processos. 

Para que essa etapa seja efetiva, simule diferentes cenários para prever o desempenho do processo e identificar potenciais problemas. E não esqueça de validar os modelos com as partes interessadas para garantir precisão e viabilidade.

4. Execução

Depois de modelar seus processos, é hora de colocá-los em ação. Para isso, inicie a implementação em uma pequena parte da equipe a fim de testar a resolução dos problemas pontuais antes de expandir para toda a organização. É importante ressaltar que toda implementação deve acontecer de maneira faseada e, portanto, lembre-se de sempre coletando feedback da equipe. 

5. Monitoramento

Monitore os processos implementados coletando dados sobre seu desempenho, como tempo de conclusão e consumo de recursos. O monitoramento contínuo é crucial para entender se os processos estão atingindo os objetivos esperados. 

6. Otimização

O objetivo da otimização é criar processos que entreguem resultados esperados de forma eficiente, utilizando o menor tempo e recursos possíveis. Os dados coletados ajudam a identificar ineficiências e gargalos, sendo assim, aproveite para usá-los a seu favor e otimize ainda mais seus processos. Por isso, nessa etapa é preciso: 

  • Revisar e ajustar processos com base nos dados de desempenho e feedback da equipe.
  • Implementar melhorias contínuas para eliminar desperdícios e aumentar a produtividade.
  • Reavaliar periodicamente os processos otimizados para garantir que continuam alinhados com os objetivos da empresa.

Seguindo essas etapas, a sua empresa estará bem posicionada para implementar um BPM eficaz, melhorando continuamente os processos. Se esse conteúdo fez sentido para você, e você conseguiu compreender o que é BPM, fique de olho nos próximos conteúdos do blog. Por aqui, estamos sempre trazendo informações ricas para melhorar a performance do seu negócio interna e externamente, através da experiência do cliente. 

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19 de junho de 2024
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