Sabe quando a gente tem aquela ideia brilhante, mas fica meio perdido na hora de colocar em prática? Pois é, essa sensação é mais comum do que você imagina e pode impedir que boas ideias saiam do papel. Mas, a boa notícia é que existe uma solução: o plano de ação 5w2h, uma sigla que pode até parecer complicada de início, mas é a ferramenta certa para transformar os seus planos em realidade.
Basicamente, o plano de ação 5w2h responde a sete perguntas-chave, e acredite, isso pode ser o que estava faltando para impulsionar os projetos da sua empresa. Quer aprender a executar seus projetos, descomplicando cada o passo a passo? Então, continue a leitura e vamos nessa!
O que é o plano de ação 5w2h?
O plano de ação 5W2H é uma metodologia estratégica utilizada para planejar e implementar ações de forma clara, tornando os processos ágeis e mais eficientes. Ou seja, ele mapeia processos e identifica necessidades de ação, dando suporte às atividades desempenhadas.
Para simplificar o entendimento, o termo originário do inglês “5w2h” refere-se a sete perguntas essenciais que essa abordagem busca responder. Conheça cada uma delas em detalhes:
What – O que será feito?
O primeiro passo é definir o objetivo, em outras palavras, o que se deseja realmente alcançar. Para isso, mapeie também quais as atividades devem ser executadas, e as fases e etapas do projeto.
Why – Por que será feito?
Aqui, você deverá listar o motivo que justifica a realização deste projeto. Qual problema será resolvido? Como isso impacta positivamente o negócio? Assim, considere alocação ou realocação de recursos para sua realizar esse objetivo.
Where – Onde será feito?
Aqui, você deve indicar o local ou o contexto onde a ação será executada. Aparentemente, é uma pergunta de fácil resposta, mas muitas tarefas se desenrolam em locais diferentes, principalmente, quando se trata de vendas. Contudo, pense onde estão os seus clientes, como chegará até eles, e verá que nem tudo ocorre dentro da empresa.
When – Quando será feito?
Não defina apenas uma data final para o seu projeto, mas sim um cronograma detalhado com atividades e suas respectivas datas de entrega. Lembre-se de documentar tudo para que os envolvidos tenham acesso ao roadmap. O trabalho em equipe exige sincronia e, por isso, saber exatamente quando cada coisa será feita ajuda muito no sucesso do projeto.
Who – Por quem será feito?
Essa é uma das perguntas mais importantes e não se trata apenas de alocar profissionais para a realização do projeto. É preciso definir as equipes, bem como especificar os responsáveis pela execução de cada ação, elencando também o líder e responsável pela conclusão das atividades.
How – Como será feito?
Nesta fase, você precisará descrever os métodos, os recursos e os processos necessários para realizar a ação. Para isso, descreva as estratégias e as etapas adotadas para atingir o objetivo estabelecido, incluindo informações técnicas, assim como os procedimentos e práticas recomendadas.
How much – Quanto vai custar?
Por último, faça uma das perguntas mais aguardadas por todos: quanto vai custar? Crie um orçamento detalhado, afinal, essa é a parte que se concentra nos aspectos financeiros associados à execução da ação planejada. Aqui, o objetivo é fornecer uma visão clara dos custos envolvidos a fim de gerenciar seus recursos de maneira eficiente. Dessa forma, isso garante que a implementação do plano seja financeiramente viável.
Quando aplicar esse plano de ação?
Você já viu como fazer, mas, talvez esteja se perguntando em quais situações o plano de ação 5W2H deve ser utilizado, não é mesmo? Essa é uma ferramenta versátil, sendo aplicável em diversas situações e setores. Veja alguns cenários:
- Implementação de novos projetos;
- Melhoria de processos já existentes;
- Dificuldade em alcançar metas e objetivos;
- Resolução de problemas e desafios;
- Lançamento de novos produtos ou serviços;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Mudanças organizacionais, como fusões e reestruturações;
- Campanhas de marketing.
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Quais as vantagens do plano de ação 5w2h?
O plano de ação 5w2h oferece diversas vantagens que contribuem para a eficácia na implementação de projetos e ações em uma empresa de maneira organizada, colaborativa e orientada a resultados. Vamos conhecer alguns desses benefícios a seguir:
- Produtividade;
- Maior clareza e foco nos processos;
- Comunicação eficiente entre times;
- Economia de tempo e recursos;
- Maior controle e gestão sobre o projeto;
- Resultados consistentes.
Como colocar o plano 5w2h em ação?
Vamos colocar a mão na massa? Chegou a hora de aprender, passo a passo, como colocar o plano de ação 5w2h em prática. Essa ferramenta se trata de uma matriz que você deve preencher, então, sua execução é muito simples, veja:
Passo 1: Defina o objetivo do seu plano de ação 5w2h
Antes mesmo de começar, é preciso ter claro o porquê de estar criando esse plano. Qual seu objetivo? Implementar um novo projeto? Lançar uma nova campanha de marketing? Aprimorar algum processo interno? Seja qual for o foco desse plano, ele precisa estar evidente antes mesmo de começar, combinado?
Estruture a matriz do plano de ação 5w2h
Existem muitas maneiras de estruturar o plano de ação 5w2h deixando-o pronto para preenchimento. Utilize uma planilha ou board digital para melhor visualização das informações em real time. Cada coluna da sua planilha deve conter uma das 7 perguntas: o que, por que, onde, quando, por quem/para quem, como e quanto vai custar. Logo após, nas linhas abaixo de cada coluna, virão as suas respostas.
Preencha a matriz do plano de ação 5w2h
Por fim, chegou a hora de responder às perguntas. Lembre-se que quanto mais objetiva e específicas forem as respostas, mais fácil será a compreensão, tornando a sua planilha um documento orientativo. Sendo assim, acompanhe e atualize mas ao longo do processo para garantir seu o sucesso.
Exemplos práticos do uso do plano de ação 5w2h
Que tal alguns exemplos práticos? A seguir, preparamos 4 situações diferentes para o uso do plano de ação 5w2h para você se inspirar. Assim, ficará muito mais fácil criar a sua própria matriz e preenchê-la conforme o seu negócio. Acompanhe:
Lançamento de um Novo Produto
- What (O quê): desenvolvimento e lançamento de um novo produto B2C;
- Why (Por quê): expandir a linha de produtos para atrair novos clientes e aumentar a receita da companhia;
- Where (Onde): lojas físicas, e-commerce próprio e marketplaces;
- When (Quando): lançamento final para o segundo trimestre do próximo ano;
- Who (Quem): equipe de desenvolvimento, marketing e vendas;
- How (Como): pesquisa de mercado, design do produto, estratégia de marketing;
- How much (Quanto custa): orçamento total de R$ 100.000.
Melhoria de Processos Internos
- What (O quê): redesenho do processo de atendimento ao cliente;
- Why (Por quê): aumentar a eficiência e melhorar a satisfação do cliente (NPS);
- Where (Onde): departamento de atendimento ao cliente;
- When (Quando): implementação prevista para o próximo trimestre;
- Who (Quem): equipe de atendimento ao cliente e especialistas em processos;
- How (Como): mapeamento do processo, treinamento da equipe, implementação de novos canais digitais de atendimento;
- How much (Quanto custa): orçamento total de R$ 50.000.
Campanha de Marketing Digital
- What (O quê): lançamento de uma campanha de marketing digital;
- Why (Por quê): aumentar a visibilidade da marca e impulsionar as vendas online;
- Where (Onde): plataformas de mídia social, e-mail marketing e RCS;
- When (Quando): inicio imediato, com duração de dois meses;
- Who (Quem): equipe de marketing, especialistas em redes sociais, redatores;
- How (Como): desenvolvimento de conteúdo, programação de postagens, análise de métricas;
- How much (Quanto custa): orçamento mensal de R$ 10.000.
Treinamento de Equipe
- What (O quê): implementação de um programa de treinamento para a equipe de vendas;
- Why (Por quê): aprimorar as habilidades de vendas e melhorar o desempenho;
- Where (Onde): sala de treinamento da empresa;
- When (Quando): início no próximo mês, com duração de seis semanas;
- Who (Quem): equipe de vendas internas e terceiros, instrutores de treinamento;
- How (Como): desenvolvimento de material didático, treinamento prático, feedback contínuo;
- How much (Quanto custa): orçamento total de R$ 30.000.
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Viu como o plano de ação 5w2h é uma ferramenta simples mas que ajuda na definição de atividades da sua empresa? Implemente em diversas situações, pois essa ferramenta vai melhorar o alinhamento entre os times, e trará mais clareza das ações executadas, trazendo resultados mais permanentes para a sua empresa.
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