Inadimplência é um risco que toda empresa que trabalha com crédito tem que lidar, e em meio a tantas carteiras de cobrança, o colchão de acordo é algo fundamental. Ter uma gestão eficiente pode agilizar e aumentar os resultados de fechamento de acordos e pagamento de dívidas. Porém, isso só é possível com uma régua de comunicação bem definida, assim como a estratégia de contato.
Além do fato de que o endividamento é uma realidade no Brasil, a recuperação de crédito é uma preocupação para milhares de empresas no país. Essa prática deve levar em consideração as informações da dívida, histórico e principais formas de garantir a atenção e compromisso por parte do endividado.
De acordo com dados do Serasa, em dezembro de 2021 havia cerca de 63 milhões de brasileiros inadimplentes. E, diante desta realidade, é importante para as organizações saber fazer as melhores práticas para obter mais resultados na gestão correta de seus colchões de acordo.
O gerenciamento e manutenção de cobranças eficientes é o tema deste artigo. Entenda mais sobre o conceito de “colchão de acordo”, seu impacto no cash flow e as melhores maneiras de se comunicar com o cliente. Confira!
O que é colchão de acordo?
Desde a compra do produto ou serviço, até a quitação total da dívida, acompanhar o pagamento e enviar mensagens de cobrança ou comunicação preventiva deve ser gerenciado com atenção. Portanto, a gestão de cobrança atua no ínicio das negociações de pagamento e após a quitação.
Nesse processo, há diversos momentos de contato entre empresa e cliente. Assim, dentro da gestão de todas as dívidas ativas, existe o colchão de acordo. Além de gerenciar as carteiras de dívidas por produtos – ou por empresa – ele também é responsável pela comunicação.
Isso porque, a quebra de um acordo dá o direito e o dever de contatar o devedor para negociar a dívida e encontrar a melhor solução. Todavia, a inadimplência pode ocorrer por diversos motivos, mas sugere que a companhia realize a cobrança de forma amigável.
Em outras palavras, quando um cliente é devedor e oficializa um acordo com uma organização, isso é feito através do pagamento da primeira parcela da negociação. Deste modo, supõe-se que ele continuará a realizar os pagamentos mensalmente até a quitação do débito. Caso isso não seja feito, irá impactar o fluxo de caixa, ou cash flow da empresa.
E é por causa desta complexidade que o colchão de acordo é uma prática imprescindível dentro da gestão de cobrança. Conhecida também como “gestão de crédito”, o objetivo é fazer o controle do cash flow e criar novas estratégias para a recuperação de crédito.
Na prática, o colchão de acordo é o parcelamento formalizado das dívidas de um cliente inadimplente. Porém, a manutenção dele requer a automação da comunicação, ou seja, implementar canais digitais de cobrança e régua de comunicação.
Qual o impacto do colchão de acordo no cash flow?
Quando a manutenção do colchão de acordo não é feita de maneira eficiente, conforme já explicado anteriormente, existe um impacto no cash flow, ou seja, no fluxo de caixa da empresa.
É importante ressaltar que o fluxo de caixa é o coração da empresa. Aliás, sem os recursos financeiros necessários, pode haver o comprometimento de todo o funcionamento das atividades e até mesmo do crescimento do negócio.
Geralmente, isto ocorre com organizações que, mesmo tendo um alto capital de giro, não conseguem fazer uma correta recuperação de crédito. Como resultado, cria-se uma bola de neve que consome as reservas financeiras da empresa em pouco tempo.
Afinal, a inadimplência afeta a liquidez do caixa, que é a capacidade de um ativo se transformar em dinheiro. Mas, como zelar pelo fluxo de receita na área de cobrança? Bem, a solução é justamente cuidar do colchão de acordo.
Por isso, existem formas de fazer a correta gestão do colchão de acordo, de modo a manter a saúde financeira do seu negócio.
Como gerenciar colchões de acordo?
Fazer uma gestão do colchão de acordo com eficiência não é uma tarefa fácil, pois requer profissionais preparados e o apoio de algumas ferramentas.
Porém, com um trabalho bem estruturado de régua de comunicação de cobrança, o auxílio da tecnologia e seguindo algumas dicas, é possível. Veja como:
Como evitar a inadimplência?
Isso é possível enviando aos clientes lembretes de pagamento com alertas de vencimento por mensagem de texto ou disparar e-mail de cobrança; o que além de eficaz, é confortável para o consumidor.
Outra solução é incluir o SMS Calendar para evitar quebra de acordo. Além de ser uma forma mais automatizada de lembrete de vencimento, é possível intensificar a estratégia de cobrança. Através de um clique no link enviado por SMS, o lembrete é incluído no calendário digital do cliente.
Tenha a documentação da gestão de cobranças digitalizada
Isso facilita a organização, acesso a informações e possibilita controle sobre todas as etapas do processo de cobrança, o que pode evitar cobranças repetidas e indevidas.
Crie uma estratégia de abordagem alinhada com sua equipe
É preciso ter uma equipe treinada que, ao mesmo tempo que é capaz de exercer empatia, também aja com firmeza e mantenha com o cliente um relacionamento bem estruturado.
Muitos clientes têm insatisfação no atendimento com o setor financeiro e de cobrança das empresas. Entender o motivo, evitar ligações em excesso e estar atento aos canais digitais preferidos, são formas de garantir o sucesso da operação.
Implemente canais de comunicação na gestão de cobrança e colchão de acordo
As chamadas réguas de cobrança, podem ser criadas a partir de uma plataforma para gerenciar o workflow de receita recorrente. O Maestro, produto da Pontaltech para a área de cobrança auxilia na criação de regras de automação para disparo de mensagens automáticas.
Esse tipo de tecnologia ajuda, além da geração de relatórios, visa administrar a própria comunicação da melhor maneira possível. Em resumo, elas são as mais indicadas para facilitar e otimizar o trabalho de sua equipe, e ter um controle maior do volume de contato com os clientes.
Quais são os melhores canais de comunicação para a cobrança?
Existem muitos canais de cobrança que podem ser utilizados para contatar e cobrar o cliente. Porém, o destaque aqui vai para as ferramentas automatizadas, que trazem muitos benefícios. Dentre eles, está a disponibilidade por 24 horas por dia, sete dias por semana, e ainda oferecer atendimento nos canais onde o público se encontra.
Quais são as vantagens do SMS para cobrança?
O primeiro destes canais é o SMS, uma das tecnologias mais utilizadas na comunicação de empresas com seus clientes. Seja o disparo em massa para o setor bancário, ou para empresas de cobrança, este é o canal com o maior custo-benefício.
Com alcance de cerca de 98% e taxa de abertura de 90% em até 3 minutos após o recebimento, o SMS é uma alternativa que serve de alerta para que a pessoa inadimplente não esqueça dos valores devidos.
Por que o e-mail é indispensável na gestão de colchão de acordo?
O e-mail é um canal que além de trazer a função de lembrete, pode também conter todo o detalhamento da dívida. Isto é, a ferramenta não tem muitas limitações, e pode ser utilizada para enviar dados sobre tempo de atraso, juros, multas e eventuais correções.
Aliás, é possível enviar por e-mail as possibilidades de quitação das parcelas em aberto, além de constituir prova jurídica de que o devedor foi contatado.
Conheça o Maestro, plataforma para gerenciar a cobrança e colchão de acordo
Por fim, para o gerenciamento correto e eficaz do colchão de acordo, existe uma ferramenta tecnológica denominada régua de cobrança inteligente.
Esta ferramenta de cobrança é basicamente um guia que possibilita a verificação da progressão das notificações de cobrança de uma empresa de forma automática e padronizada. Ou seja, com a régua de cobrança é possível gerenciar, por exemplo, a comunicação por SMS e e-mail, da maneira que considerar ideal.
Na Pontaltech, o Maestro é a solução que oferecemos para a sua empresa fazer a gestão de cobrança com rapidez e eficiência. Ficou interessado? Fale com um de nossos especialistas! Conheça a plataforma para fazer o gerenciamento do colchão de acordo da sua empresa!
