Mensagens de cobrança são amplamente utilizadas pelas empresas a fim de prevenir e reduzir a inadimplência dos clientes. Através da comunicação por texto, a mensagem pode ser enviada por diferentes meios, como SMS, WhatsApp, assim como e-mail, respeitando as particularidades de cada canal e o estágio de dívida dos clientes.
A fim te ajudar a criar um calendário 2024 para diminuir as dívidas em aberto e melhorar o seu fluxo de caixa, inspire-se com 12 mensagens de cobrança que preparamos para a sua empresa. Os modelos a seguir podem facilitar o processo e o seu tempo. Além disso, ainda garantem que as mensagens sejam consistentes e padronizadas.
Confira a seguir os modelos de mensagens mais comuns. Veja que a partir delas, o processo de cobrança da sua empresa será mais eficiente, isto é, sem constranger o cliente ou prejudicar o relacionamento de vocês. Acompanhe!
O que escrever na mensagem de cobrança?
É comum muitos profissionais se perguntarem como fazer uma cobrança por escrito. Independente do segmento da sua empresa, existem algumas coisas que não podem faltar em uma mensagem de cobrança. E é sobre isso que vamos falar agora.
Ao mesmo tempo que a mensagem precisa ser relevante e personalizada, ela também deve ser profissional e simples, afinal, o seu objetivo é fechar acordos de cobrança, sem que o cliente se sinta desrespeitado ou constrangido com a cobrança. Por isso, a sua mensagem precisa refletir a forma que você trata os seus clientes, e a importância que o relacionamento de vocês tem para a empresa.
Sendo assim, seja breve e mantenha as frases curtas. Isso aumenta a chance do cliente ler o que você tem a dizer. Seja sempre positivo e ofereça maneiras de resolver o problema, ou seja, não aponte palavras de ordem como “você deve”, “você tem que”, “não fez”. Assim, facilite a quitação da dívida sempre que puder, e deixe claro as consequências do atraso no pagamento.
Por fim, é fundamental que você personalize o conteúdo dessas mensagens de acordo com o período da cobrança (antes do prazo de vencimento, no dia e após o vencimento) e o canal escolhido. Aliás, quanto maior o número de tentativas, mais “firme” deverá ser a mensagem, inclusive por canais considerados mais pessoais, onde a chance de serem recebidas e vistas aumenta.
12 modelos de mensagens de cobrança para a sua empresa usar em 2023
Que tal agora conhecer os modelos divididos por canal que separamos para a sua empresa? Além de personalizá-los para cada cliente, é possível assim incluir o nome e as demais informações variáveis, mesmo em um disparo em massa. Acompanhe:
Como enviar lembrete de pagamento ou cobrança por E-mail?
Apesar do crescente uso dos demais canais digitais, o e-mail continua sendo amplamente usado por muitos usuários, principalmente para receber mensagens corporativas. Então, se você tem uma base de contatos no e-mail, construa um planejamento de cobrança por e-mail marketing. Confira alguns modelos de mensagem a seguir:
Modelo 1: aviso pré vencimento
Assunto: O vencimento da fatura está chegando!
“Olá, [NOME DO CLIENTE], tudo bem?
O boleto no valor de R$ XXX,XX, referente à compra realizada com a [nome da empresa] vence nos próximos dias. Realize o pagamento até a data de vencimento para evitar multas por atraso.
Para facilitar o acesso, aqui está o seu código da fatura: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.
O processamento do pagamento pode demorar até X dias. Então, se você já realizou o pagamento, desconsidere este e-mail.
Se tiver alguma dúvida ou quiser mais informações sobre seus próximos vencimentos, basta entrar em contato pelo WhatsApp XXXX-XXXX.
Conte conosco!
Atenciosamente,
[NOME DA EMPRESA]
Modelo 2: dia do vencimento
Assunto: Sua fatura [NOME DA EMPRESA] vence hoje!
Olá, [NOME DO CLIENTE]! Tudo bem?
Estamos enviando esta mensagem para te lembrar que hoje é a data limite para realizar o pagamento da sua fatura.
Em anexo, você encontra a fatura para realizar o pagamento.
Caso encontre alguma dificuldade ou tenha dúvidas, não hesite em entrar em contato conosco pelo WhatsApp XXXX-XXXX.
Atenciosamente,
[NOME DA EMPRESA]
Modelo 3: cobrança após o vencimento
Assunto: Fatura em atraso
Prezado [NOME DO CLIENTE],
Ainda não recebemos o pagamento da fatura n.º [código], que venceu em XX/XX/XXXX.
Entendemos que imprevistos podem acontecer e, às vezes, perdemos alguns prazos. Para facilitar o seu acesso, atualizamos o boleto com o valor e uma nova data de vencimento.
Ainda assim, caso você tenha qualquer dificuldade para efetuar o pagamento, não deixe de entrar em contato conosco pelo WhatsApp XXXX-XXXX.
Atenciosamente,
[NOME DA EMPRESA]
Exemplos de mensagens de cobrança por SMS
Talvez você esteja se perguntando se ainda vale a pena utilizar SMS para cobrança. Contudo, comparado a outros canais, o SMS pode ser mais eficiente na entrega da sua mensagem de cobrança. Isso porque ele não depende de conexão com a internet ou de aplicativo terceiros para recebimento da mensagem. Ou seja, a notificação de cobrança amigável surge na tela do consumidor, e ignorá-la se torna mais difícil. A seguir, veja modelos de mensagens para SMS:
Modelo 4: aviso pré vencimento
[NOME DO CLIENTE], o pagamento do seu boleto no valor de R$ XXX,XX está com o prazo de vencimento para o dia XX/XX/XXXX. Utilize o código XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX para realizar o pagamento pelo aplicativo do seu banco. Dúvidas? Fale conosco pelo WhatsApp XXXX-XXXX.
Modelo 5: dia do vencimento
Seu boleto da [NOME DA EMPRESA] vence hoje! Não esqueça de pagá-lo em dia para evitar juros. Copie e cole o código de barras do boleto e pague agora mesmo: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.
Modelo 6: cobrança após o vencimento
[NOME DO CLIENTE], não consta em nosso sistema o pagamento referente ao mês de XXXX para a [NOME DA EMPRESA]. Responda SIM para receber o código de barras com o valor atualizado. Caso você já tenha efetuado o pagamento, desconsidere esta mensagem.
Modelo 7: cobrança após o vencimento
Olá, [NOME DO CLIENTE]. Este é um lembrete de que a sua fatura de R$ XX,XX na [NOME DA EMPRESA] ainda está em aberto. Responda esta mensagem gratuitamente para negociarmos seu débito o quanto antes.
Modelo 8: cobrança após o vencimento
Oi, [NOME DA EMPRESA]. Gostaríamos de entender o motivo do atraso no pagamento do seu boleto de [MÊS] da [NOME DA EMPRESA]. A falta de pagamento pode interromper a prestação de serviços.
Use o código de barras a seguir para pagar o boleto atualizado: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX. Em caso de dúvidas, fale conosco pelo WhatsApp XXXX-XXXX.
Como mandar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp?
Assim como nos outros canais, a primeira mensagem a ser enviada pelo Whatsapp é a cobrança preventiva. Ainda que sirva para avisar sobre a chegada do prazo de vencimento do boleto, a mensagem tem por objetivo prevenir atrasos e inadimplência. Aliás, neste canal, opte por mensagens curtas e pessoais, usando, inclusive, emojis. Veja os exemplos:
Modelo 9: aviso pré vencimento
Olá, [NOME DO CLIENTE]. Sua fatura [NOME DA EMPRESA] vence nos próximos dias! 👀
Para facilitar o seu pagamento, copie e cole o código de barras:
Código de barras: XXXXXXXX-XXXXX-XXXXXXXX-XXXXXX
Precisa falar com a gente? É só responder essa mensagem que teremos prazer em te ajudar.
Conte com a gente!
[Nome da empresa].
Modelo 10: dia do vencimento
[PRIMEIRO NOME], tudo bem?
Estou enviando esta mensagem para lembrar que hoje é o dia do vencimento do seu boleto [Nome da empresa], no valor de R$ XXX,XX. Pague o quanto antes e evite multas! 😊
Caso tenha alguma dificuldade para realizar o pagamento, você pode responder esta mensagem, combinado?
Atenciosamente,
[NOME DA EMPRESA].
Modelo 11: cobrança após o vencimento
Opa, [NOME DO CLIENTE]! Como vai?
Notamos que você tem uma fatura [NOME DA EMPRESA] que venceu no dia XX/XX/XXXX, no valor de R$ XX,XX, em aberto.
Caso esteja enfrentando problemas para regularizar sua situação, basta responder esta mensagem pelo Whatsapp, combinado?
A efetivação dos pagamentos pode levar até X dias. Então, se você já realizou o pagamento do boleto, desconsidere este lembrete.
Estamos à disposição,
[Nome da empresa]. 😊
Modelo 12: cobrança após o vencimento
Olá, [NOME DO CLIENTE], como vai?
Aqui é da/do [NOME DA EMPRESA],
Ainda não identificamos o pagamento do seu boleto no valor de R$ XX,XX. O vencimento foi em XX/XX/XXXX.
Solicite a sua 2ª via do boleto aqui pelo Whatsapp ou utilizar o código de barras abaixo para resolver essa pendência:
Código de barras: XXXXXXXX-XXXXXX.XXXXXXXX-XXXXXX
Atenciosamente,
[Nome da empresa].
Será que a sua estratégia de cobrança está sendo eficiente?
Uma pesquisa feita pela CNDL em conjunto com o SPC Brasil mostrou que 40% das pessoas se sentem constrangidas quando são cobradas. Apesar do Código de Defesa do Consumidor proteger o cliente de qualquer constrangimento, isso não impede que a sua empresa realize cobranças, mas é importante se ater às boas práticas.
Nesse sentido, ter firmeza na mensagem de cobrança é diferente de ser agressivo. Nessa hora, é fundamental acertar, não só no tom da mensagem, como também no canal de cobrança. E claro, ter em mente que nenhuma mensagem de cobrança vai funcionar para todos os casos, já que cada situação pede um tipo de mensagem, pois os cliente é único e as circunstâncias das dívidas são diferentes.
Mesmo assim, não é necessário escrever uma mensagem de cobrança para cada cliente. O interessante é manter alguns tipos de mensagem de cobrança salvos, com variáveis de nome bem como o valor da dívida. Uma forma bastante eficaz de aumentar a conversão do pagamento é oferecer o boleto ou o caminho para realizar o pagamento na mensagem.
Outro ponto essencial a ser considerado nesses modelos de mensagem para acordo de cobrança é o tempo da dívida e o número de cobranças que já foram feitas anteriormente. Cobrar alguém que está com o pagamento atrasado em um dia não é o mesmo de cobrar alguém inadimplente há mais de um mês, certo? A primeira abordagem serve mais como um lembrete, e as próximas devem ser mais firmes, reforçando a importância do pagamento e os danos do não pagamento.
Qual o melhor canal para mensagem de cobrança?
Muitos canais como SMS, e-mail e RCS ajudam na automatização dessas mensagens, entendendo a etapa da dívida e selecionando a melhor mensagem de cobrança para cada cliente. Então, que tal falarmos sobre os melhores canais para enviar mensagens de cobrança? Vem com a gente!
O futuro do atendimento ao cliente depende de canais de comunicação eficientes para trazer maiores resultados de sucesso na cobrança. Confira os principais meios de comunicação para mensagem de cobrança e os benefícios de cada um. Acompanhe!
Lembrete de vencimento por SMS
O SMS é uma ferramenta essencial para mensagens de cobrança automatizadas, simples e impessoais. Hoje em dia, praticamente todo mundo tem um celular, o que faz do SMS um canal com excelente alcance e taxas de abertura que chegam a 97%. Incrível, né? Por esse canal, você pode enviar lembretes de dívidas e junto com o código de barras para que o pagamento seja realizado, facilitando a jornada do cliente.
Este canal também é uma excelente opção para mensagens de cobrança. Aqui, o ideal é priorizar contatos mais formais e aproveitar a possibilidade de redigir mensagens mais longas para abordar detalhes mais complexos, como proposta de negociação, por exemplo. Os e-mails com mensagens de cobrança podem trazer, além do valor em aberto, todo o detalhamento da dívida, incluindo contratos, tempo de atraso, juros, multas e eventuais correções.
Mensagem de cobrança por RCS
O RCS é um canal inovador para envio de mensagens de cobrança. Essa tecnologia, desenvolvida pelo Google em parceria com a Associação Mundial das Operadoras Móveis, tem como objetivo facilitar o envio de mensagens e traz benefícios únicos para o serviço de mensageria.
Esse novo padrão de mensagens disponibiliza recursos que geram mais engajamento e interação através de elementos multimídia, como imagem, vídeo, áudio e gifs. Além disso, essas comunicações têm o nome da sua empresa, o logo e uma breve descrição, o que gera maior confiança e autoridade na hora de realizar uma cobrança.
Mensagem de cobrança pelo WhatsApp
Mensagens de cobrança por WhatsApp torna a mensagem mais pessoais e devem ser utilizadas quando você deseja conseguir respostas mais rápidas. No entanto, cuidado para não exagerar no volume e tornar-se um incômodo para o seu cliente. Pelo WhatsApp, a sua empresa pode apresentar o histórico da dívida e as possibilidades de liquidá-la. Um ponto a favor do aplicativo é que, através dele, você pode enviar fotos e mensagens de áudio, o que facilita o contato.
Telefone
Recuperação de crédito é uma tarefa desafiadora, mas é possível com o canal correto. As ligações são uma boa opção quando são feitas por agentes virtuais de voz. Falar com um robô faz com que o cliente não se sinta constrangido para falar da sua dívida, ao contrário do que pode acontecer quando quem liga, é um atendente da sua empresa. As chances de conseguir reverter a inadimplência de forma rápida e dinâmica através dos robôs é bastante alta, o que faz do canal muito eficiente.
Quais indicadores de performance para mensagem de cobrança?
Para saber qual canal de envio de mensagens de cobrança está funcionando melhor, é preciso analisar alguns indicadores específicos. Veja a seguir o que levar em consideração:
CPC – Contato com a Pessoa Certa
Acertar o cliente, ou seja, cobrar a pessoa certa é crucial. Fazer o contato direto com o devedor e não com terceiros é primordial para o sucesso da cobrança. Para isso, cada contato deve ser monitorado a fim de garantir que os dados fornecidos estão corretos. Principalmente no que diz respeito ao número do telefone ou celular para envio de SMS, RCS e ligações e endereço de e-mail.
Valores recuperados
Esse, sem dúvidas, é um dos indicadores de cobrança mais importantes. Saber qual canal recupera mais valores é crucial para julgar a performance de cada um e justificar os investimentos. Essa métrica está diretamente ligada ao CPC, ou seja, o canal que conseguir contato com mais pessoas certas, terá um potencial maior de recuperar mais dinheiro para a sua empresa.
Tempo de negociação e renegociação
Não só a quantidade de dinheiro recuperado é importante, mas também em quanto tempo é possível reduzir a inadimplência. Quanto mais dias se passam, mais difícil se torna a cobrança e a chance de sucesso. Para isso, é necessário saber o tempo médio de uma negociação ou renegociação a fim de otimizar as réguas de cobranças para cada canal que a sua empresa utiliza e saber qual discurso está sendo mais efetivo.
Envie mensagens de cobrança por canais digitais
Gostou dos modelos de mensagem de cobrança que preparamos para você? Então inspire-se neles e adapte de acordo com o seu negócio. Por fim, lembre-se: não deixe de apostar nos canais digitais para fazer a gestão de colchão de acordo e cobrança. Seja transparente com o seu cliente e comece esse processo ainda na cobrança preventiva, oferecendo todos os detalhes como data de pagamento, valores, bem como canais de atendimento para que ele efetue o pagamento o quanto antes e evite a inadimplência.
E se quiser uma ajudinha a mais com as suas mensagens de cobrança, conheça os nossos produtos e contrate uma plataforma que te ajudará a automatizar esse processo na sua empresa. Entre em contato com os nossos especialistas agora mesmo!
